インターン面接の日程を変更したいとき

インターン面接の日程変更が必要になったら、元の予約を特定して、参加できない範囲を先に連絡しましょう。ここでは一度確定した面接を、別の日時へ変更したい場面を扱います。手順と文例は編集部の提案です。応募先の案内に連絡方法の指定があれば優先してください。

まず、変更が必要な範囲を切り分ける

「その日は難しい」とだけ書く前に、予定のどこが重なったかを整理してください。開始時刻を動かせば参加できるのか、別日にする必要があるのか、参加できる日自体が未定なのかを分けます。面接形式を変えれば受けられるかも、自分の希望として整理しましょう。

理由を詳しく説明するために、家族の情報や診断書を最初の連絡へ添える必要があるかは、別に確認してください。まずは「体調不良で本日の参加が難しい」など、日程を判断するための範囲で相談しましょう。都合のよい理由へ置き換えたり、未確定の予定を確定と書いたりしないでください。

元の面接案内と、正式な連絡先を開く

日時・担当者名・応募職種・応募者番号を、届いている案内から写して一枚にまとめましょう。大学名と氏名だけでなく、どの予約の変更なのか分かる情報を選びます。企業名や担当者名は記憶で書かず、元の案内と照合してください。

立命館アジア太平洋大学の2019年版就職ガイドは、面接日程の変更を依頼する例で、参加できない理由と別日程での面接のお願いを示しています。

出典：立命館アジア太平洋大学 キャリア・オフィス「Job Hunting Handbook 2019」（公表・更新日：記載なし（2019年版）、確認日：2026-10-12）。該当箇所：冊子63頁／PDF65頁「面接日程を変更したい場合」。

これは2019年版の連絡例です。現在の応募先が変更を受け付けるか、どの連絡方法を指定するかは、今回の案内で確かめてください。マイページの変更機能が案内されているなら、その期限と操作後の表示を読みましょう。操作できないときに、別の応募者アカウントを作り直すことは勧めません。

紹介担当者を通じて日程を決めた場合は、どちらが企業との窓口なのかも確認します。企業と紹介担当者に別々の候補を送らず、同じ内容を誰が調整するかをそろえてください。

候補は、開始と終了の範囲まで示す

代替候補は、自分が本当に参加できる枠に絞ってください。「午後ならいつでも」と書く前に、授業の終了、会場までの移動、次の予定を確認します。面接の所要時間が案内にないなら、候補の幅を示したうえで所要時間を尋ねましょう。

• 日付と参加可能な時間帯をセットにする
• オンライン・対面のどちらを前提とする候補か示す
• 海外滞在中など時差がある場合は、時刻の基準を添える
• 仮押さえ中の予定は、確定した候補に混ぜない

候補を複数用意できなければ、一つしかないことをそのまま伝えましょう。「この枠で難しい場合は、次週の予定を確認して再度ご相談します」と、次に出せる情報を添えます。候補数を増やすために、移動できるか未確認の時間を含めないでください。

事前の依頼は、謝意・変更・候補の順に書く

以下は、授業予定の変更が理由で、候補を提示できる場合の仮のメールです。事実に合う部分だけ使い、件名や応募者番号は先方の指定に合わせてください。謝罪を繰り返すより、変更してほしい予約と相談内容を明記しましょう。

件名：面接日程変更のご相談（〇〇大学・氏名）

〇〇株式会社　採用担当〇〇様

〇〇大学の［氏名］です。［元の日時］に予定している［職種名］の面接について、ご相談がありご連絡しました。

授業予定の変更により、同時刻の参加が難しくなりました。調整いただいた後のお願いとなり、申し訳ありません。可能でしたら、次の時間帯で再調整をご検討いただけますでしょうか。

・［候補日A］［開始から終了の時間帯］

・［候補日B］［開始から終了の時間帯］

別日程での面接を希望しております。ご確認をお願いいたします。

［氏名・連絡先・指定がある場合は応募者番号］

「別日程での面接を希望」と書く部分は、選考を続けたい場合に使います。選考自体を辞退することが決まっているなら、日程変更として保留せず、その意思を伝えてください。メールの宛名や署名の基本は、インターンのメールの書き方で確認できます。

当日や直前は、元の開始時刻を先に知らせる

開始時刻が近い場合は、案内の緊急連絡先・当日の担当窓口へ連絡しましょう。電話を使うなら、「本日［時刻］の面接予定の［氏名］です。参加が難しくなり、対応を相談したくお電話しました」と用件を先に伝えてください。

移動中なら、まず安全に連絡できる場所へ移ってください。到着時刻が読めない状態で「あと十分で着きます」と約束せず、確認できた移動状況を説明します。自分の判断だけで、対面をオンラインへ切り替えたり、遅れたまま入室したりしないでください。

つながらない場合は、指定のメールやフォームにも元の日時と連絡した時刻を残します。電話番号を見つけるために関係のない営業窓口へ繰り返しかけるより、採用案内に記載された窓口を使ってください。体調が悪いときは、無理な移動よりも休養や必要な受診を優先しましょう。

返事がない・変更できないときの次の行動

依頼後は「送信」「返答待ち」「再確定」を分けて管理してください。元の開始時刻が迫っても返答がないなら、送った連絡の日時を添えて、予定の扱いを確認しましょう。送信エラーやフォームの未完了表示がないかも点検します。

先方から「変更不可」と返答された場合は、元の日時に参加できるかを改めて判断します。参加できないなら、その事実を伝えて選考の扱いを確認してください。変更が認められるまで別の担当者へ同じ要求を送り続ける進め方は避けましょう。

返答が「後日案内します」だけなら、今の予約を取り消すのか、次の案内をどこで受け取るのかを尋ねます。変更後に合否へどう影響するかは、このページでは判断できません。約束できることを正確に示すことに集中してください。

新しい案内を受け取ってから、準備を更新する

新しい日時が届いたら、変更に対応してもらったお礼と、案内された日時で参加する旨を返信しましょう。日付だけでなく開始時刻、会場や参加URL、必要書類も再確認します。カレンダーの旧予定を残すなら「変更済み」と明記し、新予定と見分けてください。

1. 新しい日時・実施方法を、先方の返信と照合する
2. 必要な返信や予約操作を完了する
3. 古い会場案内やURLを当日用メモから外す
4. 交通手段・授業との重なりをもう一度確認する

Web面接へ変更された場合の機器確認は、Web面接の準備を参照してください。最後に「誰からのどの返信で、新しい日時を確認したか」を一行残せば、当日はその案内から確認を始められます。