インターンの引き継ぎ書はどう作る？

インターンの引き継ぎ書の作り方に迷ったら、相手が次の勤務で再開する場面から考えましょう。ここでは退職手続きではなく、休みや担当交代を挟んでも進行中の仕事を引き継ぐための、編集部の記入案を紹介します。

渡す仕事の範囲と、切り替える時刻を決める

まず「何を引き継ぐのか」を一つの作業名にします。「今週の仕事」ではなく「説明会の申込一覧を確認し、担当者へ提出する作業」と書く案です。対象期間と案件を指定し、今回の引き継ぎに含めない仕事も必要なら添えましょう。

次に、いつから誰が担当するかを責任者に確認します。資料を読む人、実際に操作する人、判断を承認する人を同じ人と決めつけないでください。自分の次回勤務より前に期限が来るなら、その時間帯を担当できる相手が決まっているかを聞きます。

交代相手が未定なら「担当未定・責任者へ割当依頼中」と残します。候補者の名前を勝手に確定欄へ入れず、引き継ぎ書の作成と担当の合意を別々に進めてください。仕事の順番そのものを調整する場面はタスクの優先順位の相談方法を使えます。

経緯は、再開に必要な現在地へ短くする

長い時系列を書く前に、現在地を「完了」「途中」「判断待ち」に分ける案です。完了は、何をもって終わりとしたかまで書きます。入力済みでも照合がまだなら、「入力完了・照合未了」としてください。

途中の仕事は、作業の再開位置を示しましょう。「一覧の途中」ではなく、対象のシート名、確認済みの範囲、未確認の範囲を指定します。行を並べ替える予定があるなら、行番号だけでなく案件IDなど対象を識別する欄も添えてください。

経緯は今の判断に必要なものを選びます。採用しなかった案を全部貼るより、「数量は依頼者の回答待ちなので変更していない」のように、保留の理由を残す方法です。自分の推測は「未確認の見立て」と明示し、相手の発言と混ぜないようにします。

一件の仕事を、六つの欄へ書いてみる

次は架空の引き継ぎ例です。10月14日の退勤後から翌朝まで別の担当者が対応し、説明会資料を10月15日12時に社内提出する設定です。実在の案件や勤務ルールではありません。

この例の再開位置は「重複候補の照合」です。「一覧の作成をお願いします」と書き直すと、すでに済んだ入力からやり直す指示になってしまいます。次の人が何をしなくてよいかも、完了範囲で示しましょう。

一方、担当Bが不在と判明したら、表に名前があることを理由に放置しないでください。責任者へ担当と期限の再調整を求め、変更が決まるまでは未決の状態を残します。

通常の手順と、止める条件を一緒に渡す

引き継ぎ書には、順調に進む場合の操作だけでなく、進めてはいけない境目を加えましょう。数字が合わない、必要な承認がない、共有先が違うなど、今回の仕事で想定する分岐を選びます。

上の仮例なら「重複候補が同じ申込と確認できた場合は、社内手順に沿って処理する」「判断できない場合は両方を残して責任者へ確認する」と分けます。困ったら相談という一文だけでなく、何を保留し、どの資料を添えるかまで書いてください。

連絡先が不在の場合も相談しましょう。代わりに判断する人がいないなら、勝手に決めるのではなく、処理を止めたまま期限への影響を報告する案です。緊急の情報事故などは、引き継ぎ書の通常連絡欄だけに書かず、勤務先の報告手順を使ってください。

リンクや通知と、担当者の受領を区別する

Googleの公式ヘルプでは、職場や学校のアカウントで、コメントから他のユーザーへアクションアイテムを割り当てる方法が案内されています。

出典：Google「コメント、アクション アイテム、絵文字のリアクションを使用する」（アクション アイテムの使用とフォローアップ／コメントでアクション アイテムを割り当てる。公表・更新日：記載なし、確認日：2026-10-13）。

以下はその機能を使う場合も含めた編集部の運用案です。通知や割当の操作を、相手が業務を引き受けた証拠と見なさないようにしましょう。担当者には対象の文書を開き、最初の作業と期限を確認してもらいます。

リンクを渡したら、閲覧できるかだけでなく、必要な元資料へ進めるかも聞いてください。開けないからと公開範囲を独断で広げず、管理担当へ必要な人と用途を伝えて権限を確認します。パスワードや個人の認証コードを引き継ぎ書へ記載しないでください。

「受け取りました」という返事だけなら、担当の合意も含むかを確かめます。たとえば「15日10時までの照合はBさん、判断が必要な二件はCさんへ確認、という分担でよいですか」と聞く案です。

読み合わせで、最初の一手を再現して終える

提出前は、実際に引き継ぐ人と読み合わせをしてみましょう。相手へ「最初に何を開き、何が分かったら次へ進みますか」と説明を頼みます。書き手が口頭で補わないと進めない箇所が出たら、その部分を文書へ戻します。

1. 対象資料を開き、案件名と確認範囲を照合してもらう。
2. 最初の一件をどう確認するか、言葉で説明してもらう。
3. 例外が出たときの保留内容と連絡先を確認する。
4. 担当・期限・未回答の点をそろえ、引き継ぎ時点を記録する。

練習では実データを変更する必要はありません。仮の一件で手順を説明し、読み違いを直すところまで試してください。相手が説明できない原因を知識不足と決めず、参照先の欠落や言葉の曖昧さを点検します。

次の勤務には、引き継ぎ後の変更と完了状況を確認します。終わっていなければ、残る仕事を現在の担当へ確認し、自分が二重に処理を始めないようにしましょう。途中報告の文章は報連相の伝え方と合わせて整理できます。